a. “aturan-aturan” dalam arti yang luas
b. Metode-metode sistematis unuk perencanaan dan mempertahankan pengendalian
Sustu sistem pengendalian manajemen yang efektif harus dirancang agar sesuai dengan struktur tertentu karena struktur yang beda digunakan untuk menjalankan strategi di berbagai jenis organisasi.
Keselarasan Tujuan
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan antara tujuan perusahaan dengan tujuan individu. Jika tidak ada keselarasan tujuan tersebut maka akan terjadi tabrakan kepentingan sehingga mengakibatkan penurunan kinerja karyawan karena tujuan mereka sudah berbeda dengan tujuan perusahaan. Sementara jika alasan individu biasanya hanya meninginkan kompensasi yang tinggi atau gaji yang tinggi sementara organisasi mempertahankan bahwa gaji hanya dapat naik dengan jumlah yang sedikit tanpa mempengaruhi laba secara negatif. Jika organisasi memiliki sebuah serikat pekerja, maka aturan-aturan-aturan dan norma yang diterapkan oleh serikat pekerja juga berpengaruh besar pada budaya organisasi perusahaan.
Struktur yang berbeda digunakan untuk menjalankan strategi di berbagai jenis organisasi. Sistem pengendalian manajemen yang memadai setidaknya tidak mendorong individu untuk melawan atau bertentangan dengan tujuan perusahaan. Ada dua pertanyaan penting yang diajukan dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, yaitu :
a. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
b. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan tindakan organisasi tersebut?
Faktor-Faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat keselarasan tujuan organisasi dengan individu.
Sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal (etos kerja, gaya manajemn dan budaya yang melingkupi) karena untuk mrnjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.
Faktor-Faktor Eksternal
Factor eksternal yang mempengaruhi goal congruence yang berasal dari luar adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagian di dalammya. Meliputi : sikap, yang secara kolektif sering disebut dengan etos kerja, yang dapat diwujudkan mwlalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas (bukan hanya masalah disiplin kerja).
Faktor-Faktor Internal
1. Budaya. Budaya di dalam perusahaan merupakan factor internal terpenting dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara nyata dapat diterima dan dapt dimanifestasikan diseluruh jajaran organisasi.
2. Gaya Manajemen. Gaya manajemen atau gaya kepemimpinan manajemen manager yang dapat memotivasi karyawan dan dapat mengatahui bagaimana cara menmpengaruhi bawahan agar dapat melakukan sesuai dengan apa yang atasan inginkan, mungkin sangat berpengaruh terhadap kuat terhadap pengendalian manajemen. Para manager memiliki kualitas dan gaya kepemimpinan yang beragam. Beberapa diantaranya adalah : memiliki charisma yang ramah dan kharismatik, kemudian yang lain aa yang otoriter atau ada pula yang santai. Ada manager yang melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berjallan berkeliling (management by walking around) sementara ada manager yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3. Organisasi Informal. Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan formal, yaitu : pemegang otoritas resmi dan tanggungjawab dari setiap manajemen dari situasi yang sangat ekstrim, dimana manager produksi disibukkan oleh aktivitas berkomunikasi dengan pihak-pihak yang disebutkan tadi sehingga lupa memperhatikan pesan-pesan yang disampaikan oleh manager umum. Hal ini khususnya terjadi ketika manager produksi mengalami proses evaluasi dalam aspek efisiensi produksi dan bukan dalam keseluruhan aspek kinerja. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal. Contohnya : arisan.
4. Persepsi dan Komunikasi. Untuk mencapai tujuan organisasi manager harus mengetahui tujuan dan tindakan yang harus diambil. Mereka menyerap informasi dari bebeerapa jalur, baik itu formal (mis : anggaran dan dokumen resmi lainnya: atau jalur informal (dari percakapan yang tak resmi). Organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak dinyatakan secara jelas, bahkan dalam situasi terbaik sekalipun, namun bersifat tersirat. Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu dengan yang lain, atau bahkan mempunyai interpretasi yang beragam. Misalnya, penyusunan anggaran bisa saja mengandung pesan bahwa para manager seharusnya meraih laba sebanyak-banyaknya pada tahun itu, sementara para manager senior tidak dengan sunguh-sungguh melakukan upaya penghematan penggunaan anggaran untuk perawatan peralatan dan pelatihan pegawai, karena tindakan itu justru akan mengurangi laba yang akan diperoleh di masa yang akan datang, meskipun penghematan tersebut akan meningkatkan laba tahun sekarang.
Unit-Unit Bisnis
Unit bisnis bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Bertanggung jawab untuk merencanakan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsu yang terpisah. Misalnya : memastikan agar rencana departemen pemasaran bisa disesuaikan dengan kamampuan produksi.
Keuntungan dari perusahaan unit bisnis adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi sebahai tempat pelatihan manajemen secara umum. Manager unit bisnis dituntut agar bisa menunjukkan semangat kewirausahaan yang sama seperti yang dipunya CEO dari perusahaan independen. Unit bisnis juga bisa lebih dekat dengan pasar dari produknya dibandingkan kantor pusat, maka manager unit bisnis dapat membuat keputisan produksi dan pemasaran yang baik dibandingkan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. Keuntungan lain yaitu dapat memberikan reaksi cepat terhadap ancaman dan peluang baru.
Namun ada juga kelemahan unit bisnis, yaitu adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikai sujumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusat. Masalah dapat dikurangi dengan melengkapi organisasi unit bisnis dengan keahlian fungsional tertentu secara terpusat. Disamping itu adalah perselisihan yang terjadi antar spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional diganti dengan perselisihan antar unit bisnis terhadap piagam unit bisnis yang lain.
Implikasi Terhadap Rancangan Sistemperancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam organisasi. Dengan kata lain, meskipun dampak pengendalian dari berbagai struktur organisasi harus ditinjau oleh manager senior, tapi apabila pihak manajemen telah memutuskan sebuah struktur dinilai baik, setelah mempertimbangkan segala sesuatunya, maka perancang sistem harus menganggap struktur apa adanya. Yang benar adalah perancang sistem harus melayani sistem, bukannya sistem yang melayani perancang sistem.
Fungsi Kontroler
Kontroler biasanya menjalankan fungsi sebagai berikut :
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan pada pemegang saham dan pihak eksternal yang membutuhkan informasi.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan untuk manajer, menganalisis program dan proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4. Melakukan supervisi audit eksternal dan mencatat prosedur pengendalian untuk menjamin valiasi informasi, menetapkan pengumuman yang memadai tentang pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Meskipun kontroler bertanggungjawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat atau mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi. Kontroler juga membuat keputusan mengenai penetapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Selain itu, kontroler melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos yang membutuhkan penyelidikan. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer pada siapa para manajer bawahan bertanggung jawab.
Kontroler Unit Bisnis
Kontroler unit bisnis member laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke kontroler korporat.
Gambar hubungan-hubungan alternative kontroler
Jika kontroler unit bisnis bekerja untuk manajer unit bisnisnya, mungkin dia akan member laporan yang objektif mengenai anggaran dan kinerja unit bisnis pada manajer senior. Di sisi lain, jika kontroler unit bisnis bekerja untuk kontroler korporat, manajer unit bisnis akan memperlakukannya lebih sebagai mata-mata kantor pusat, bukan mitra kerja terpercayanya.
Sistem Pengendalian Formal
Sistem ini diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu:
• Sistem pengendalian manajemen itu sendiri
• Aturan-aturan
Aturan-aturan beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh hingga aturan yang sangat penting, hamper semua aturan sifatnya jangka panjang yaitu aturan-aturan tersebut akan sealu ada sampai aturan-aturan tersebut dimodifikasi yang jarang terjadi.
Beberapa jenis aturan :
1. Pengendalian fisik. Contohnya penjaga keamanan, gudang terkunci, ruangan besi, passwords computer, televise pengawas dan pengendalian fisik lain yang merupakan bagian dari struktur pengendalian.
2. Manual. Banyak pertimbangan memutuskan aturan yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lain.
• Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lainnya
• Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan organisasi yang lebih kecil
• Organisasi yang tersentralisasi memiliki lebih banyak aturan dibandingkan organisasi yang terdesentralisasi
• Organisasi yang memiliki unit yang tersebar secara geografis seperti jaringan restoran cepat saji mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan organisasi yang terpusat secara geografis
3. Pengamana sistem. Dilakukan untuk menjamin informasi yang mengalir melalui sistem bersifat akurat dan mencegah kecurangan yang meliputi
• Pemeriksaan silang terinci
• Pembubuhan tanda tangan dan bukti lain bahwa transaksi telah dijalankan
• Melakukan pemilihan
• Menghitung uang yang ada dan aktiva yang mudah dibawa
• Pengecekan sistem yang dilakukan auditor internal dan eksternal
4. Sistem pengendalian tugas.Proses yang bertujuan untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien.
Proses Kendali Secara Formal
Proses kendali secara formal merupakan proses pengndalian manajemen secara formal. Perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi, perencanaan strategi dikonversikan menjadi anggaran tahunan yang focus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat pertannggung jawaban.
Jenis-jenis Organisasi
1. Struktur fungsional. Yaitu dimana setiap manajer bertnaggung jawab atas fungsi yang terspesialisasi
2. Struktur unit bisnis. Merupakan unit manajer yang bertanggung jawab atas aktivitas dari masing-masing unit bisnis sebagai bagian yang semi independent dari perusahaan.
3. Struktur matriks yaitu unit fungsional yang memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-Organisasi Fungsional
Organisasi ini melibatkan manajer yang memiliki kemampuan khusus yang mampu membuat keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, berbeda dengan manajer umum yang kurang memiliki kemampuan khusus, Kemudian manajer yang memiliki tingkat lebih tinggi dapat mengawasi manajer tingkat di bawahnya pada fungsi yang sama. Maka dari itu keunggulan dari struktur ini adalah efisiensi.
Kelemahan struktur fungsional yaitu:
• Terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah karena fungsi sama-sama memberikan kontribusi pada hasil kahir.
• Perselisihan antar manajer dari fungsi yang berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas meskipun perselisihan berasal dari tingkatan yang lebih rendah.
• Struktur tidak memadai untuk diterapkan pada perusahaan dengan produk yang beragam.
Dengan adanya kelemahan-kelemahan di atas, organisasi ini cenderung menciptakan sekat bagi tiap fungsi sehingga menghambat koordinasi lintas fungsi namun persoalan ini dapat dikurangi dengan melengkapi struktur fungsional vertikalyang ada dengan proses-proses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi lintas fungsi dan penghargaan kerjasama tim.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar