More important than these surface changes however, are these improvements in performance that properly implemented computer technology provides :
1. Membuat proses transaksi dan data lainnya lebih cepat
2. Tingkat keakuratan perhitungan dan perbandingan data lebuh besar
3. Biaya lebih sedikit untuk proses transaksi
4. Persiapan lebih singkat untuk melaporkan dan pengeluaran lainnya
5. Tempat penyimpanan data lebih ringkas dengan penggunaan lebih besar saat dibutuhkan
6. Produktivitas lebih besar untuk para pekerja dan manager,
Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 99 ). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis.
Tipe transaksi dasar adalah:
(1) Penjualan produk atau jasa,
(2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas,
(4) Pengeluaran kas kepada suplier,
(5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh system pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson ( 993):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing ( 983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.
6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
• Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari - hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user).
Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software).
• Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.
Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
2. Pemrosesan Data : Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
Teknologi Sistem Informasi Akuntansi
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara
efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 99 ) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan (customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan information-dual (Elliot, 994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
• Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and Lapayre, 992). Calliueot and Lapayre ( 992) menyatakan bahwa penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak, tidak tepat waktu atau tidak akurat.
• Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada fungsi yang lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar