FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Konsep Dasar Perencanaan Manajemen

Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapai tujuan organisasi.
Hampir setiap orang maupun organisasi memiliki perencanaan. Apakah perencanaan tersebut menyangkut kepentingan pribadinya, maupun yang terkait dengan organisasi yang ingin dicapai. Kita akan coba melihat pengertian perencanaan ini dari 3 hal, yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenwngnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi penganbilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan dating mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
Pada intinya, perencanaan dibuat untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Begitu pula sebaliknya. George R Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu What, Why, When, Where,Who, dan How.
Pengertian di atas membawa kita pada fungsi perencanaan dalam manajemen. Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada 4 fungsi dari perencanaan, yaitu perencanaan berfungsi sebagai arahan, perencanaan meminimalkan dampak dari perubahan, perencanaan meminimalkan pemborosan dan kesia-siaan, serta perencanaan menetapkan standar dalam pengawasan kualitas.
Persyaratan Perencanaan ( Planning Requirements)
Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan. Paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu factual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen dan komprehensif.
Factual atau realistis. Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan factual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.
Logis dan rasional. Apa yang direncanakan dapat diterima oleh akal dan bias dijalankan.
Fleksibel. Perencanaan yang baik justru yang tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan dating, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat dirubah seenaknya.
Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya meuwujudkan tujuan organisasi.
Komprehensif. Menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan.
Melakukan perencanaan (Planning Process)
Fungsi perencanaan seringkali dinamakan sebagai fungsi utama dari kegiatan manajemen, karena dalam perencanaan seluruh aktivitas yang akan dilakukan, mengapa dilakukan, kapan, di mana dan bagaimana melakukannya disusun. Jika tidak ada fungsi perencanaan, manajer tidak akan tahu apa yang akan diorganisasikan, diarahkan dan dikontrol.
Pengertian Tujuan (goals) dan Rencana (plan)
Tujuan pada dasaranya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seliruh organisasi.
Rencana adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perencanaan, rencana dan tujuan adalah sesuatu yang harus dirumuskan olehnya.
Tujuan dapat dibedakan menjadi 3, yaitu tujuan strategis, tujuan taktis dan tujuan operasional. Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu yang relative lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, atau juga lebih.
Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah, relative lebih singkat dari tujuan strategis. Biasanya pencapaian tujuan ini antara 1 hingga 3 tahun.
Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai pada satu periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Kadangkala hingga mencapai 2 tahun. Tujuan operasional ini dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporan keuangan perusahaan yang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun.
Jadi tujuan operasional akan mendukung tercapainya tujuan taktis, dan tujuan taktis akan mendukung tercapainya tujuan strategis. Tujuan strategis inilah yang kemudian menjadi indicator tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.
Beberapa jenis rencana dilihat dari segi keluasan dan waktu :
• Rencana strategis atau jangka pendek adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan,
• Rencana taktis atau jangka menengah adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.
• Rencana operasional atau jangka pendek adalah rencana yang dijalankan untuk menca[ai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.
Beberapa jenis rencana dilihat dari segi kejelasan :
• Rencana spesifik adalah rancana yang rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan interpretasi.
• Rencana direktif adalah rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu, akan tetapi pada pencapaiannya memberikan keleluasaan atau fleksibilitas untuk pencapaiannya.
Beberapa jenis rencana dilihat dari segi frekuensi penggunaan :
• Rencana sekali pakai biasanya dilakukan untuk organisasi yang sifat kegiatannya temporal, seperti kepanitiaan.
• Rencana yang penggunaannya terus menerus biasanya digunakan oleh sebuah organisasi yang kegiatannya terus berkelanjutan dari waktu ke waktu.

Beberapa Pendekatan dalam Penetapan Tujuan
Pendekatan tradisional dalam penetapan tujuan menjelaskan bahwa perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manager tingkat pundak untuk kemudian tujuan itu diturunkan menjadi tujuan bagi manager di tingkat bawahannya secara spesifik. Pendekatan ini oleh Robbin (2002) dinamakan dengan mean-end chain. Artinya, tujuan akhir terkait dengan tujuan di bawahnya. Dengan demikian pencapaian tujuan di bawah akan sangat berarati bagi pencapaian tujuan di atasnya.
Pendekatan tradisional memiliki kelemahan dalam hal kesesuaian apa yang dipahami manager tingkat puncak dengan apa yang dipahami tingkat bawah, dan tingkat fleksibilitas lebih rendah.
MBO (management by objectives)
Dalam pendekatan yang menggunakan MBO ini, penentuan tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antara pimpinan dan bawahan, dengan asumsi bahwa seringkali bawahan yang berada di lapangan lebih memahami apa yang semestinya dicapai daripada apa yang dipahami oleh atasan.